Notion 適合什麼人使用?怎麼使用?紅翻天的筆記軟體你聽過了沒

最近在看到一款生產力工具,屬於筆記類型的軟體,名為 Notion。如果還是覺得很空泛的話,你可以想像成 Evernote 類型的軟體,可以協助釐清思緒、筆記,非常適合規劃一個大專案使用,像是要辦大型活動、教案規劃、發行期刊、拍攝影片腳本、團隊分工等都非常適合使用 Notion,但是 Notion 真有這麼好用?

以下先來看看關於 Notion 的介紹,由作者黃岳涵授權,未經同意禁止轉載


當我在舊金山認識新朋友的時候, 時常會驚訝的發現對方都是 Notion.so 的忠實用戶。自從這款筆記軟體在去年二月更新之後,在 Twitter 與 Product Hunt 上便快速累積大量粉絲,矽谷青年們當然也不在潮流之外。網路上也紛紛出現從 Evernote 跳槽的聲勢 👀

我自己在去年 11 月時聽到朋友玉鑫的推薦,就帶著好奇心嘗試,漸漸發現 Notion 可以做的事真的很多!我開始對這個產品、團隊很感興趣,也因緣際會參觀了他們的舊金山辦公室、第一次社群活動、甚至見了創辦人們👨🏻‍💻

在這篇文章裡,我會回答這些問題——以自己的使用心得出發、加上熱愛 Notion 所做的研究,(沒有業配地)來介紹 Notion 這個劃時代的筆記軟體:

– 01 什麼樣的人適合用 Notion?
– 02 Notion 是一套多功能的筆記 🎨
– 03 跟其他筆記有什麼不同嗎?
– 04 Notion 的缺點?
– 05 我的 Notion 設置 👀
– 06 假如你對 Notion 有更多興趣… (多拍手讓我知道 👏)

01 什麼樣的人適合用 Notion?

在所有可能使用 Notion 的人之中,我感覺下面四種人特別容易「欣賞這個軟體的好(入坑)」。

Notion教學

02 Notion 是一套多功能的筆記 🎨

– 個人或團隊都可。手機、網頁、桌面軟體都有。可以離線編輯。
– 基礎的部分你可以打字、有清單、放照片、字體顏色大小等等。
– 進階的部分,你可以顯示程式碼、打數學公式、把連結、Youtube 影片或 Google 試 算表快速的嵌入,還有設置資料庫,讓你做專案管理。資料庫請看接下來的介紹!

Notion教學

優點一|介面簡潔

如果跟 Google 文件比,幾乎是所有 Google 有的功能都有。差別在哪裡呢?我第一次打開 Notion 的印象是介面非常簡潔,對此我非常印象深刻。因為 Notion 的簡潔,我總是能很專注的記錄想法。(以下是隨意截圖的比較)

又或者,這個暑假實習時,我接觸到沒聽到的概念時,而我透過 Notion 的 Toggle List (三角形功能),來把名詞的解釋放進去。想看打開,不需要看收起來,讓畫面簡潔的不要不要的。

Notion怎麼用

優點二|操作靈活(自由組合排列)

再來第二個印象是 Notion 操作可以非常靈活,像樂高一樣,可以自由組合排列。你可以輕易的拖拉,就可以就像上面「誰適合用 Notion 」「實習新名詞」的圖片裡的一樣有雙行、三行的排版。

Notion 讓你很方便地收集連結(直接幫你美觀顯示)、還有 Google 試算表、Google Map、Youtube 等等,都可以放進來。我特別喜歡邊看影片邊打筆記 (例如這個筆記: Sam Altman — How to build the future📚 )

Notion 筆記
Notion 幫你把 Youtube 還有一般連結處理好,省力|Evernote 看似沒這個功能

操作靈活=知識很容易被組織。例如,我也用很多不同的文件(Pages)來組織在實習時遇到的主題:

資料科學家相關、英文溝通相關的、每週的反思、我犯的錯等等。

Notion好用嗎
我為實習創了一個 Page,讓所有實習相關的知識收集在裡面

這樣 Notion 就可以作為我的「數位大腦」,把我在思考的事記錄下來。

優點三|功能強大

第三個印象是功能非常強大。他跟 Evernote 一樣有 Web Clipper,你看到好文章,就可以一個按鍵直接把網頁內容輸入到你的 Notion。你可以開一個 「首爾旅遊」的 Notion 頁面,然後把各種部落格文章內容收集好。

Notion 裡大家不熟悉的好功能就是:資料庫(Database)。

Notion用法

Database 怎麼用?

– 想像你想要整理舊金山的咖啡店,你發現:其實每間咖啡店的資訊很相似。你有名字、地區、營業時間、有沒有插座 Wifi、有沒有食物等等。你想用更好的方式組織起來,這樣很可以「在哪個地區」「有沒有插座 Wifi」分類… 於是我朋友 Tinnei 做了 舊金山的咖啡店清單 ☕️。(我是因此因為 Notion 認識她)

– 或是你是神奇寶貝粉,你發現:其實每隻神奇寶貝的資訊很相似。你有名字、屬性、攻擊力、防禦力等等。你想用更好的方式組織起來… 於是你做了 神奇寶貝圖鑑

– 或是你是學生,你發現:其實每個作業的內容很相似:標題、哪堂課的作業、截止時間、作業狀態。(看底下我的例子)

– 或是你想更有效整理裡讀過的書 / 電影,你發現書可以用書名、主題、閱讀日期、推薦程度等等分類。這樣你可以分類成「我所有的書」以及「我最推薦的書(設定只顯示推薦程度 = 最愛)」(這是例子

– 或是你想管理你的專案,有「重要性」「緊急性」「主題」等等屬性可以分類。 Notion 的官方案例

– 例如我在舊金山找實習。用 Database,可以按照截止日期、我的興趣、申請的狀態等等,把實習機會組織起來。如此一來,不但我可以不忘記重要資訊,我更還以用「我最有興趣、最近要截止」之類的方式來過濾排序。(如果這篇迴響高,我可以再寫一篇我怎麼用 Notion 收集與整理實習機會的 Medium 文!)

Notion模板
Notion範例

以下是我在 Minerva 寫 School Essays 的情境 📝

我告訴資料庫:我想要看到所有作業

Notion教學

我告訴資料庫:我想要看到不同科目的作業

Notion使用教學

我告訴資料庫:我想要用「進度」這個屬性,看作業的狀態

Notion
顯示:進度表,用 Progress 分類(可以看到正在思考、正在寫、完成的作業)

我告訴資料庫:我想要用「截止日期」這個屬性,來看日曆(唉呀期末作業好多)

Notion教學
顯示:日曆瀏覽,用 Date 這個屬性指定

資料庫告訴我:每一個物件都可以打開,自己成為獨立的筆記。啊你還不趕快寫作業!

Notion教學
每個都是一個獨立的文件,這 Google Sheet 做不到辣

酷嗎?這是我 Minerva 學姊 Amelia 教我的,剛看到時,我覺得酷炫死了。

新增:Notion 還有好多有趣的功能,這篇文章迴響不錯(謝謝拍手 👏),我之後繼續分享我使用 Notion 做的其他事。

總之 Notion 的 Database 很有潛力,記得 give it a try。老實說大家一開始都不用 Database 的!用我自己是花了不少時間學習,才習慣用。別太煩惱,好的軟體總是可以讓你從最簡單的版本開始(文字筆記)

小結 📚

我會說 Notion 的優點是簡潔+靈活+功能強大

(翻譯:簡潔+靈活+功能強大=高效率、體驗好)

03 跟其他軟體有什麼不同嗎?

Evernote 是很有效率的筆記軟體與資料庫。Asana 或 Trello 讓你管理專案進度。Bear 或 HackMD 超快,也是正統的 Markdown 軟體。Google 文件最讓人熟悉。

在這些優秀的筆記軟體之中,Notion 勝出的關鍵就是(假如你讓我當裁判 👨🏻‍⚖️ 的話):全部整合在一起。這很關鍵,因為你可以從筆記、知識、管理專案 … 啥的都可以,你可以更專心。

Notion 比 Evernote 便宜,每個月 120 塊台幣就可以。對我來說,每個月有超過 360 台幣的價值,所以很推!他可以免費開始使用,你用夠多才開始收月費。也可以從 Evernote 等無痛匯入到 Notion 裏頭。

不過,到最後,該不該用 Notion 的標準是:你喜歡用嗎?你覺得好用嗎?(不要為了功能去追求工具,為了你的目的追求功能)

我的想法是:我喜歡把事情想深、整理好。我發現 Notion 可以讓我進行更複雜、長期的思考;把想法記錄下來更順暢,阻力小了,自然變得很有靈感、願意做筆記。

04 Notion 的缺點

大致上來說,我只有覺得手機載入速度不夠快、沒有支援 Google 日曆、非中文介面,是 Notion 可以改善的地方。

就算這樣,我還是用的很滿意。今年十月左右,他們會推出 Notion API,到時候跟其他工具的整合性就會更高。

還有 Notion 是一個新創公司,改善版本的速度非常快,每個月都會有新功能。可以從這裏查看。

05 我的 Notion 設置

以下是我目前的 Notion 設置,啟發我的人有 ValentinCharleneVibert 還有 Amelia 🙏 之後會用其他文章繼續介紹。

Notion比較
希望之後可以找時間把裡面的東西介紹介紹!

06 假如你對 Notion 有更多興趣…

當然可以幫我拍手 (最多 50 下👏 謝謝) 、分享這篇文章給可能會感興趣的人。我已經因為討論 Notion 遇到好多好酷的人,希望這樣的連結持續下去。

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